Projeto MAPEAR da PGE integra fluxos estratégicos para modernização da gestão nos processos institucionais.

Objetivando gerir adequadamente seus processos organizacionais e melhorar a eficiência de seus serviços aos usuários, a Procuradoria Geral do Estado de Rondônia (PGE-RO) está executando o projeto MAPEAR. Decorrente do plano estratégico 2020-2024 e plano de Gestão 2021/2022, do eixo Processos interno e resultado chave Otimizar as rotinas, o projeto visa organizar e estruturar as rotinas da PGE para alcançar melhores resultados institucionais.

Desde abril de 2021, a PGE vem desenvolvendo e executando atividades de mapeamento, padronização e otimização dos processos e rotinas chave da instituição, visando a  celeridade dos procedimentos judiciais e administrativos e a modernização dos sistemas de gestão de processos, propiciando melhorias aos usuários internos e externos, bem como membros, servidores e estagiários do órgão. Sob a coordenação do gabinete do Procurador Geral, o projeto baseia-se na metodologia BPMS (Business Process Management Suite ou System), que trata de um conjunto de sistemas que automatizam a gestão dos processos de negócio.

Segundo o servidor Uelerson Oliveira da Silva, Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental, o projeto surgiu de uma necessidade da PGE em otimizar seus processos e padronizar a forma como o trabalho é realizado, ocasionando assim a redução de tempo e retrabalho em cada atividade. “ Inicialmente foi realizado um diagnóstico para identificar as atividades realizadas pelos setores e, após uma análise de prioridade, foi iniciado o mapeamento do fluxo de processos nos setores da PGE. Concomitantemente, está sendo realizado estudos para readequação e implantação do Escritório de Gestão Estratégica e Projetos que visa, primordialmente, a melhoria dos gastos da PGE por meio de uma gestão efetiva do portfólio de projetos, alinhado com o planejamento estratégico, que trará à PGE uma maior entrega de projetos, com mais qualidade e menor custo”, enfatizou.

Os primeiros processos do projeto já foram validados. Um destes processos foi o relativo ao fluxo de pagamento. Inicialmente foi solicitado aos servidores dos setores a descrição de suas atividades como parte da etapa de levantamento de informações e o passo a passo de como deveria rodar o processo. Feito a análise, elaborou-se o fluxo do processo de pagamento através do programa Bizagi Modeler (software de mapeamento de processos). 

Em agosto foi realizada, pela equipe responsável pelo projeto, a primeira oficina do MAPEAR validada, cuja finalidade foi a legitimação do primeiro processo e simplificação do Fluxo. Em setembro, a segunda oficina tratou da validação do fluxo de entrada de novos servidores, implantação em folha de pagamento e desligamento/pagamento de verbas rescisórias de servidores.

“Com métricas definidas, a PGE pretende trazer mais previsibilidade e tranquilidade para os fornecedores e, consequentemente, melhorar a qualidade das aquisições realizadas pelo órgão e gerenciamento de ações voltadas aos servidores integrantes da equipe de apoio da instituição. Espera-se do projeto a melhoria dos sistemas, maior economia de recursos e maior celeridade dos processos organizacionais da instituição”, explica o servidor .

O projeto MAPEAR está sendo monitorado através do Sistema de Gerenciamento de Programas e Projetos (SGPP/SOMAR) e prevê o mapeamento de 100% dos processos-chave institucionais até o final de 2022.

PGE/RO – ASCOM