Redefinição do modelo de trabalho promovendo a eficiência da gestão e economia para os cofres públicos. Este é objetivo da implantação do processo eletrônico para tramitação de documentos a partir da utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI, na Procuradoria Geral do estado de Rondônia). O sistema já está em fase de implantação e em breve nenhum documento da procuradoria poderá ser tramitado em papel.
“Não podemos usar o SEI como uma automatização da burocracia. É preciso que utilizemos a solução para redefinir todo o processo de trabalho na procuradoria, não podemos desperdiçar o potencial da ferramenta”, afirma Cassiana Lira, analista de sistemas da PGE-RO.
Somente na Procuradoria geral do Estado de Rondônia, a PGE-RO, estima-se uma redução de 68% nos gastos com papel; em 62% os gastos com impressão. Além disso, boa parte do gasto com o material de montagem dos processos, como capas e grampos e pastas também já está sendo reduzido. Com a implantação do SEI, o tempo médio da gestão de documentos e processos será reduzido em 90%.
Software
A implantação do SEI na Procuradoria Geral do estado é uma das ações do Processo Eletrônico Estadual. Para implantar este processo, o governo focou na padronização do modelo de troca de documentos e processos eletrônicos. Para orientar os órgãos públicos na implantação e também na utilização do Protocolo Integrado, o governo estadual criou um site que ajudará na capacitação dos usuários www.sei.ro.gov.br ou no site de treinamento: https://www.sei.ro.gov.br/eu-nao-sei.
A PGE-RO já começou este trabalho e está treinando funcionários de todos os setores que estão sendo orientados de como usar o novo programa através de palestras. “Vamos orientar a todos da importância do programa e de como usá-lo”, garantiu Audisete Rocha do setor administrativo da procuradoria.
O que muda com o SEI
A PGE-RO deu um salto para a modernização administrativa e tecnológica, e já passou trabalhar com o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como o sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos. “O Sistema Eletrônico de Informações – SEI é um sistema de tramitação de processo digital. Seu uso é regulamentado através do decreto nº 21.794, de 5 de abril de 2017” disse a analista de sistemas da procuradoria Cassiana Lira.
Quais são os benefícios do SEI?
Os usuários internos e externos podem receber e acompanhar processos online, assinar contratos e outros documentos eletronicamente;
• Práticas inovadoras de trabalho serão desenvolvidas, voltadas ao aumento da produtividade e à diminuição do uso do papel;
• O SEI é um sistema intuitivo, estruturado e com boa navegabilidade e usabilidade;
• O SEI permite total portabilidade, sendo 100% na Internet, com acesso remoto por meio de notebooks, tablets e smartphones;
• Os fluxos de processos poderão ser melhorados, tramitando, ao mesmo tempo, em várias áreas da PGE-RO, ou eliminando trâmites em níveis hierárquicos desnecessários;
• O SEI não tem ônus para a PGE-RO, e é a base do Processo Eletrônico e estará, em breve, implantado em toda a Administração Pública Estadual.
Com a implantação do SEI, a PGE-RO eliminará ou reduzirá o uso do papel. Essa iniciativa otimizará as rotinas de trabalho, favorecerá o trabalho colaborativo e reduzirá gastos, contribuindo para a construção de um ambiente mais sustentável.
FONTE
TEXTO: PAULO BESSE
FOTOS: MAURO BARROS
PGE-RO: PROCURADORIA GERAL DO ESTADO DE RONDÔNIA