Na última sexta (27), integrantes da comissão de Planejamento Estratégico participaram de uma visita técnica no Tribunal de Justiça de Rondônia (TJ-RO) para realizar um processo de benchmarking na instituição. A técnica visa analisar boas práticas já realizadas em determinada área, no intuito de melhorar a maneira como se trabalha para alcançar um melhor desempenho, ou no caso da Procuradoria Geral do Estado de Rondônia (PGE-RO), ter como base ações que já alcançaram êxito para implementar no desenvolvimento do seu primeiro planejamento estratégico.
Por já possuir um histórico de elaborar e executar planejamentos estratégicos bem-sucedidos, o TJ-RO serviu de referência para a PGE-RO. Os servidores, José Luiz Rodrigues da Silva e Márcio José Matias Cavalcante, da Seção de Projetos Institucionais, receberam os integrantes da comissão, Priscila Lopes e André Brum, para contar um pouco da experiência que possuem e trocar conhecimento sobre ferramentas de gestão que podem auxiliar no processo. “A reunião possibilitou esclarecer alguns pontos necessários para dar prosseguimento ao planejamento da PGE. Por estarmos na etapa de elaboração dos temas estratégicos e dos objetivos, etapa considerada uma das mais importantes e complexas desse processo, aprender com profissionais experientes permitiu ampliar nosso conhecimento e ver que estamos no caminho certo”, comentou Priscila Lopes.
A comissão trabalha nesse processo desde março. Na primeira etapa, foi realizado um brainstorming para levantar ideias sobre as formas mais adequadas de iniciar o planejamento. Posteriormente, objetivando um melhor desempenho, integrantes da comissão realizaram um curso online sobre Planejamento Estratégico para Organizações Públicas, disponibilizado pela Escola Virtual de Governo.
Integrantes da comissão de Planejamento Estratégico, André Brum e Priscila Lopes, analisam informações da visita técnica ao TJ-RO.
Prosseguindo com as atividades, um grupo focal foi formado com lideranças da Procuradoria para discutir a missão, visão e valores da Instituição. Após muitas discussões e reuniões, ficou definida a Identidade Organizacional da PGE-RO, sendo a missão, “Defender o Estado de Rondônia com base nos princípios constitucionais e éticos, contribuindo efetivamente na otimização da Administração Pública em prol da sociedade”; a visão, “Ser reconhecida como Instituição que, com exclusividade e qualidade, presta orientação e defesa jurídica à Administração Direta e Indireta e a todos os poderes”; e tendo como valores a “Legalidade, ética, eficiência, eficácia, dedicação, comprometimento e probidade”.
Continuando as etapas do planejamento, reuniões com representantes de cada setor da sede, das regionais e da representação em Brasília foram ouvidos para traçar um diagnóstico do ambiente. Por meio da ferramenta “Matriz SWOT” foram investigadas as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades que a Instituição possui de acordo com a percepção dos servidores e procuradores.
Atualmente, a comissão trabalha em uma auditoria de imagem para entender como as pessoas veem a Procuradoria e entender de que modo isso pode ser trabalhado dentro do planejamento estratégico para melhorar a reputação da Instituição, aprimorar processos internos, e aperfeiçoar o desempenho funcional.
Depois de ter essas informações em mãos, é hora de traçar os objetivos, as metas e as estratégias do planejamento para garantir a eficiência na gestão da Instituição de forma mais organizada e tendo como mensurar os resultados alcançados. “O planejamento foi substancial para nos mobilizar no sentido da importância de se planejar para o futuro e também nos possibilitou uma visão mais sistêmica do que fazemos, de quais são os nossos valores, e, principalmente, na fase do diagnóstico, conseguimos perceber quais os problemas que precisamos mitigar – tanto internos, como externos – e quais são as forças que nós temos para enfrentar esses problemas. A próxima etapa do planejamento vai envolver a definição de objetivos, metas e estratégias, e é uma fase bem delicada, entretanto, é a fase mais concreta, onde vamos começar a verificar os resultados desse planejamento estratégico definindo o que cada um deve fazer para a melhoria da Instituição”, afirmou André Brum.
A proposta é que o planejamento estratégico seja finalizado até o primeiro semestre de 2020 para que entre em vigor ainda no mesmo ano.
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Fonte
Texto: Ana Viégas
Fotos: Ana Viégas
Secom – Governo de Rondônia
